Il progetto
Studio Ingegneria Strutturale Gaiera è uno studio tecnico specializzato in calcolo strutturale, progettazione e direzione lavori. Per loro abbiamo sviluppato un CRM custom interno — non un sito web pubblico, ma una piattaforma gestionale privata che digitalizza l’intero flusso operativo dello studio: dal primo appuntamento col cliente al preventivo, dalla commessa attiva alla fatturazione finale.
Brief progettuale
L’obiettivo era sostituire il classico mosaico di fogli Excel, email sparse e cartelle condivise con un sistema gestionale unificato calibrato sui workflow specifici di uno studio di ingegneria. Niente onboarding pesante su Salesforce o HubSpot — un tool su misura, focalizzato esclusivamente sui processi che lo studio compie ogni giorno: anagrafica, appuntamenti, preventivi, commesse, fatture.
Cosa abbiamo costruito
- Anagrafica clienti centralizzata con storico interazioni, allegati documentali, tag di categorizzazione per tipologia (privato, impresa, ente pubblico) e ricerca multi-criterio
- Calendario appuntamenti integrato: vista mensile, settimanale e giornaliera, gestione disponibilità per professionista, collegamento diretto al cliente in anagrafica e promemoria automatici
- Sistema di preventivazione strutturato: creazione preventivi con linee dettagliate (voci, quantità, importi, IVA), template riutilizzabili, generazione PDF brandizzato dello studio e invio diretto al cliente via email
- Modulo fatturazione completo: emissione fatture (proforma, definitive, acconto, saldo), numerazione progressiva automatica, supporto multi-aliquota IVA ed esportazione conforme al formato di fatturazione elettronica
- Gestione commesse: ogni cliente può avere più progetti aperti, ognuno con stato (in trattativa, in lavorazione, chiusa), collegamento al preventivo originario e timeline di avanzamento
- Dashboard riassuntiva con KPI dello studio in tempo reale: fatturato mensile e annuale, commesse aperte, preventivi in attesa, scadenze imminenti
- Permessi multi-utente: titolare, segreteria e collaboratori vedono solo ciò che gli compete grazie a ruoli e capability personalizzati
- Privacy by design: dati sensibili dei clienti su server controllato dallo studio, backup automatico, log degli accessi
Il risultato è una piattaforma gestionale che ha eliminato la frammentazione dei dati operativi dello studio, ridotto gli errori di doppia immissione tra strumenti diversi, e permesso al titolare di avere visibilità in tempo reale sull’andamento del business da qualsiasi dispositivo. Un caso che dimostra come WordPress, usato bene, possa funzionare anche da backbone di applicazioni gestionali B2B custom — non solo da CMS editoriale.
Trattandosi di una piattaforma interna riservata, l’accesso è limitato allo staff dello studio e i dati operativi sono confidenziali.